Saber como fazer a gestão de estoque em cafeterias é uma ação essencial para garantir o sucesso do seu negócio. E isso acontece porque essa ação está diretamente relacionada com a saúde financeira do seu empreendimento.
Além disso, somente com o estoque adequado você poderá oferecer ao seu cliente tudo aquilo que ele espera ao visitar a sua loja. Interessante, não é mesmo? Então vem saber mais sobre o assunto!
O que é controle de estoque e para que serve a gestão de estoque em cafeterias?
A gestão de estoque em cafeterias é um processo que, de forma resumida, faz o monitoramento e o controle das entradas e saídas de produtos no estoque do seu empreendimento.
Assim, essa gestão serve para você gire o seu estoque de forma saudável, sem perdas e/ou encalhamento de produtos. Ou seja, sem prejuízos e danos para o seu bolso.
Quando feita de forma adequada, a gestão de estoque em cafeterias permite que você consiga fazer a previsão certeira de demanda de cada produto. Você saberá identificar quais os itens tem mais saída no seu estabelecimento - e, também, aqueles que não são os mais queridinhos do público, mas que fazem parte do seu cardápio.
Com esse conhecimento, poderá otimizar o seu setor de compras, tomando decisões mais inteligentes na hora de adquirir os insumos necessários para garantir que o seu menu esteja sempre de acordo com o anunciado.
Isso evita aquela sensação chata que o cliente tem ao visitar um estabelecimento, fazer um pedido e, então, ser avisado que aquele prato/produto/alimento está em falta.
Por outro lado, a gestão de estoque em cafeterias também evita que você compre um produto de forma excedente e, ao fim do mês, precise liquidar esses itens, vendendo-os por um valor mais baixo, ou até mesmo descartando-os.
É para prever e evitar situações como essa que se torna essencial fazer uma boa gestão de estoque em cafeterias.
Quais são os tipos de estoque?
Para fazer um bom controle de estoque, vamos te falar sobre os tipos de estoque que você pode ter no seu empreendimento. São eles:
Estoque de matéria-prima: compreende o material necessário para a produção dos seus produtos. Na sua cafeteria, por exemplo, você não pode deixar que os ingredientes necessários para a sua produção estejam em falta.
Estoque de produção: como o nome sugere, está relacionado com o controle de produção da cafeteria. É a partir dele que todos os envolvidos no processo de produção sabem o que está sendo feito. O controle de estoque de produção evita que ocorram duplicidades e, assim, desperdício de matéria prima.
Estoque de produtos: é o estoque que engloba os produtos disponíveis para a compra direta do cliente.
Estoque de consumíveis: compreende os materiais que são de uso da cafeteria como um todo. Por exemplo, produtos de limpeza, itens de papelaria, combustível, entre outros.
Para garantir o sucesso do seu empreendimento, é importante que todos esses tipos de estoque sejam repostos de forma adequada, garantindo que o seu cliente tenha uma experiência positiva e completa ao visitar a sua loja.
Como fazer o controle e a gestão de estoque em cafeterias?
Se você chegou até aqui, com certeza já entendeu a importância de fazer a gestão de estoque em cafeterias, certo? Abaixo, vamos dar algumas sugestões de como você pode fazer para ter esse controle adequado.
Vale lembrar que existem várias ferramentas e metodologias que auxiliam nesse processo. Não é preciso - e nem recomendado! - se prender a apenas um método. Vale conhecer diversos deles e, então, aplicar aqueles que mais fazem sentido para o seu negócio.
Use um sistema de gestão de estoque e/ou uma planilha para o controle
Para fazer a gestão de estoque em cafeterias é fundamental ter um controle do estoque. Assim sendo, não hesite em usar um sistema automatizado de gestão ou, de forma mais simples, uma planilha que auxilie nesse controle .
A planilha talvez dê mais trabalho e tome mais tempo, pois é feita a mão. Entretanto, é uma boa forma de começar a anotar os itens do seu estoque. Já o sistema é automatizado e serve para evitar erros humanos, ajudando a oferecer mais segurança ao empreendedor.
Entretanto, cabe a você definir qual é a plataforma que melhor lhe atende. O que não pode ser feito é ficar sem um sistema de controle.
Use o método “Primeiro a entrar, primeiro a sair” (PEPS)
Outra metodologia importante para fazer a gestão de estoque em cafeterias é utilizar método PEPS. Ele prioriza as mercadorias mais antigas do estoque, colocando-as como prioridade de vendas. Assim, evita que elas passem do prazo de validade e/ou se tornem obsoletas.
Utilize o método de Curva ABC ou Princípio de Pareto
De forma resumida, essa metodologia faz uma classificação dos produtos em 3 curvas (ou categorias): Curva A, Curva B e Curva B.
Cada curva representa a importância que aqueles produtos têm para a lucratividade do negócio, funcionando da seguinte maneira:
Curva A: itens de maior valor. Têm giro razoável, alta lucratividade e alto faturamento. Exigem controle rigoroso.
Curva B: mercadorias de médio valor. Exigem um controle um pouco mais flexível e é composta por produtos adquiridos em maior quantidade.
Curva C: produtos de menor valor. É possível mantê-los em menor quantidade no seu estoque, pois atendem a demandas eventuais.
Vale lembrar que é preciso identificar quais são os produtos de cada curva na sua cafeteria e garantir que todos eles estejam no seu estoque. Apesar de os da Curva A serem mais valiosos, é essencial que os das Curvas B e C também componham o seu estoque.
Também, ressaltamos que essa metodologia, assim como as citadas acima, não fazem o controle do estoque sozinhas. Elas são apenas ferramentas que facilitam e potencializam os processos.
4 Dicas relevantes para otimizar o controle e a gestão de estoque em cafeterias
Agora que você sabe da importância da gestão de estoque em cafeterias e, também, metodologias que te ajudam a fazer esse controle, é hora de conferir dicas que te ajudem a facilitar esse processo:
1. Faça inventários de forma periódica
Para não perder o controle do estoque e estar sempre atento ao que está acontecendo no seu negócio, faça inventários (relatórios de estoque) frequentemente.
Confira se o estoque físico bate com a quantidade registrada no sistema. Afinal, se existirem erros, eles podem causar prejuízos e compras desnecessárias.
Ao fazer o inventário, aproveite para categorizar e organizar a disposição dos itens, mapeando o local de cada mercadoria. Isso irá facilitar o manuseio dos produtos e, também, facilitará a análise de dados. Também, verifique o estado de conservação dos itens em estoque e a validade deles.
2. Reabasteça o estoque com inteligência
Reabastecer de maneira inteligente significa conhecer o seu histórico de vendas e o comportamento do seu cliente. Dessa forma, você comprará o que precisa sem excessos ou falta de produtos. E isso, é claro, evitará prejuízos para a sua cafeteria.
Para isso, tenha um bom planejamento para a compra de produtos, em especial para aqueles que têm alto giro e, também, os sazonais. Sempre, é claro, seguindo as demandas do seu público.
3. Saiba trabalhar com estoque reduzido
Quanto menor seu estoque, mais fácil será mantê-lo organizado. Além disso, o desperdício/perda de insumos será menor e, também, será necessário um espaço físico menor para manter o seu estoque. Entretanto, para ter sucesso nessa estratégia, é muito importante sempre acompanhar de perto o controle do estoque para evitar a falta de produtos.
4. Registre todas as entradas e saídas de produtos em um único lugar
Para fazer uma boa gestão de estoque em cafeterias, registre, de forma rigorosa, organizada e em um só lugar, todos os itens que entram e saem da sua loja. Sem exceção. Para isso, você pode usar tanto a planilha quanto o sistema de gestão, que citamos acima no texto.
Pois bem, agora você já sabe muito mais sobre como fazer a gestão de estoque em cafeterias! E então, está preparado para melhorar o controle do seu negócio e/ou abrir um empreendimento para chamar de seu? Se está em busca de uma boa opção para começar a empreender, visite o site da Cookie Stories e conheça a marca que conta com quatro lojas, está em franco crescimento e pronta para ter novas franquias. Seja um franqueado você também!
